Sair de surpresa, pedir as contas sem aviso ou simplesmente não aparecer numa segunda-feira. Quando o time é remoto, isso pesa mais: num escritório você vai até a mesa da pessoa e acha o caderno, a planilha, o post-it. Remoto não tem mesa para vasculhar. Se o que a pessoa faz vive só na cabeça dela — ou num chat que ninguém mais abre —, quando ela sai, a função sai junto.
A saída não é contratar na pressa nem escrever documento de 40 páginas que ninguém lê. É um plano B curto, por função, escrito antes de precisar dele. Você não elimina a crise, mas elimina a parte dela que é "ninguém sabe como isso funciona". O passo a passo abaixo leva cerca de uma hora por função.
Passo 1 — Liste o que só essa pessoa faz
Pegue a função que você quer proteger e liste o trabalho que depende dela. Nada de "faz de tudo": seja específico. Responde o cliente X, gera o fechamento mensal, mantém a tabela de preço, valida o layout antes de publicar.
Como saber que deu certo: a lista cabe numa tela e cada item nomeia uma entrega concreta — não uma qualidade da pessoa.
Passo 2 — Marque o que é crítico para os próximos 30 dias
Nem tudo precisa de plano B imediato. Organizar o drive atrasado espera; o fechamento com o cliente, não. Marque como crítico o que, se parar, trava entrega, faturamento ou promessa feita.
Como saber que deu certo: você separou os 2 ou 3 itens que fariam o time quebrar se ficassem parados por uma semana.
Passo 3 — Nomeie um dono temporário para cada bloco crítico
Para cada item crítico, defina quem segura a bola até sair o substituto definitivo. Deixe claro que é temporário, senão vira acúmulo silencioso. Exemplo: na Vega, se a Iris sair, o fechamento mensal fica com a Camila e o contato com o cliente X fica com o Téo.
Como saber que deu certo: todo item crítico tem um nome, a pessoa topou e existe um prazo combinado de "até quando".
Passo 4 — Escreva o caminho das pedras, não um manual
Não descreva o passo a passo perfeito de cada tarefa. Registre o mínimo para o substituto não começar do zero: onde está o material, quem é o contato, qual prazo não pode furar e qual ferramenta é usada. Se o trabalho já roda num lugar único de trabalho combinado — com tarefas, responsável e histórico de comentários —, boa parte disso já está registrado, e o plano B só aponta onde olhar.
Como saber que deu certo: uma pessoa nova, lendo o plano, consegue dar o primeiro passo sem te chamar no privado.
Passo 5 — Guarde o plano onde se acha na hora
Plano B escondido no drive pessoal não serve. Ele precisa sobreviver à saída da pessoa: deixe junto do projeto, numa pasta combinada, num lugar onde as decisões do time já moram. Combine com todo mundo onde fica e valide que todos conseguem abrir.
Como saber que deu certo: numa simulação, você acha o plano da função em menos de dois minutos — sem perguntar para ninguém.
Passo 6 — Revise em datas fixas, não em crise
Função muda, cliente muda, prazo muda — plano desatualizado é papel bonito. Coloque revisão a cada trimestre ou sempre que a função ganhar uma responsabilidade nova. Se o time já tem um ritual de planejamento recorrente, o plano B entra no mesmo momento.
Como saber que deu certo: na última revisão, você atualizou ao menos um nome ou um link. Sinal de que o documento está vivo.
O trabalho é feito numa hora, com calma — não às 22h do dia em que alguém pediu as contas. E protege duas coisas ao mesmo tempo: a entrega do time e a pessoa que fica, que não vira faz-tudo da noite para o dia por falta de registro.
No Tino, o plano B aproveita o que já é real: as tarefas críticas têm descrição, responsável, prazo e histórico de comentários. Na hora da saída, você não reconstrói nada do zero — abre a função, olha o que estava na fila e ativa o dono temporário num comentário. O Tino não impede ninguém de sair, mas garante que a função fique.